今回はバージョン2.2.0の新機能の中から「簡易送付状作成機能」の説明と、帳票の新レイアウトについて説明していきます。

1.簡易送付状作成機能

簡易送付状作成機能では、送付状作成画面で送付状を作成することなしに、帳票の確認画面から「送付状＋帳票」のpdfを出力できるようになりました。

送付状付ダウンロードのボタンからダウンロードできます。

送付状付ダウンロードボタンが表示されるのは、作成済みの帳票のみであるということに注意してください。

また、作成される送付状は簡易的なものですので、複数の書類を送付する場合などの送付状は今まで通り送付状作成画面から作成するようにしてください。

２.帳票のレイアウト変更

バージョン2.2.0から帳票のレイアウトが大幅に変更になりました。

色は黒・赤・青・緑の4色、向きも縦と横を選択することができます。

色と向きの設定は、自社設定画面で設定することができます。

今回は2.2.0の新機能から、印鑑作成機能、敬称変更機能について紹介します。

1. 印鑑作成機能

以前までのバージョンでは、PDFに担当者印を出力するためには印鑑の画像を用意していただく必要がありましたが、今回のバージョンでは自社の担当者の印鑑の画像を、入力された文字列から自動的に作成できるようになりました。

自社担当者の作成または編集画面の「担当者印」の項目で、｢ファイルをアップロード」もしくは「文字列から印鑑を作成」を選択できます。

印鑑が作成できるのは１文字から４文字までとなっています。「保存する」を押すと、画像が自動的に作成・登録されます。

(サンプル)

2.敬称変更機能

PDF出力時、顧客名のあとにつける敬称(御中、様など)を変更できるようになりました。

敬称を設定できる画面は３つあります。

１つは自社設定の画面です。自社の基本情報に「敬称」の項目があるので「御中」、「様」、「その他（自由入力）」から選んで設定してください。

２つ目は新規顧客登録画面です。ここでは顧客ごとに敬称の設定ができます。自社設定で指定された敬称が、新規顧客を登録する場合の敬称のデフォルト値になっています。

3つ目は帳票作成画面です。帳票ごとに敬称の設定ができます。顧客を選択すると、その顧客に設定されている敬称が自動で選択されます。

このように「自社設定」→「顧客設定」→「帳票作成」と設定が引き継いでいくことができます。

まもなくバージョン2.2.0がリリースされるので、今回は新たに追加された機能を簡単に紹介していきます。

1. 印鑑作成機能

自社の担当者の印鑑の画像を、入力された文字列から自動的に作成できるようになりました。

2.敬称変更機能

PDF出力時、顧客名のあとにつける敬称(御中、様など)を変更できるようになりました。

3.簡易送付状作成機能

帳票の確認画面から、直接送付状をダウンロードできるようになりました。

4.帳票のレイアウト変更

帳票のレイアウトが新しくなりました。色も4色から選べるようになりました。

(サンプル)

今回はバージョン2.1の新機能のうち帳票の複数枚作成機能と合計請求書機能について説明します。

1.帳票の複数枚作成機能

今までの「せん茶請求書」では、一枚、割引を含めて最大20件までしか登録できなくなっていました。
2.1以降ではその制限をなくし、複数枚にまたぐ帳票の登録を可能としました。

縦・横ともに20件を超えたら、自動で2枚目が出力される用になっています。
2枚目以降になった場合には、PDF下部にページ数が表示されています。

＊納品書では控えも含めて、枚数×２の枚数が出力されるので注意が必要です。

2.合計請求書機能

この機能では、複数枚の請求書を合計した、「合計請求書」を作成することができます。

「帳票メニュー」より、合計請求書一覧を選択します。
一覧画面には、今まで作成された合計請求書が表示されます。

新規作成をしたい場合には「新規」をクリックします。

STEP:1　請求書を選択する。

今回はバージョン2.1の新機能のうち送付状作成機能とアクションログについて説明します。

1,送付状作成機能

この機能では、書類を郵送またはFAX送信する際に必要となる「送付状」を作成することができます。

「顧客管理」のメニューから「送付状を作成する」を選択します。

必要な情報を入力の上、「保存する」を押すと送付状がPDFファイルで出力されます。

2、アクションログ機能

アクションログ機能では、バージョン2.0までの「ログイン履歴」に加えて、帳票の作成・更新・削除の履歴も見ることができるようになりました。

検索メニューからユーザーや動作を絞り込んで検索することもできます。また、帳票のIDをクリックすることにより、その帳票の確認画面へ遷移することができます。

次回は合計請求書と帳票の2枚またぎの機能について説明します。

今回は2.0.1の新機能から
簡易CMSとメール設定機能についてご紹介いたします。

１.簡易CMS

2.0.1では、新機能として簡易CMSという機能を盛り込みました。
ロゴ画像、ページタイトル、フッター　を自由に変更できるようになりました。

変更方法は、
管理者メニューから、「デザインを設定する」をクリックします。
すると、現在の設定を確認できますので、変更したい場合は「編集する」をクリックします。

以下の画面を開き、項目を変更し、保存するを押下すれば完了です。
また、リセットを押すことにより、初期値に戻すことも可能です。

２.メール設定
メールの設定機能を追加しました。
メールシステムの変更をしたい場合などに活用する機能となっています。

管理者メニューから、「環境設定をする」をクリックします。
すると、現在の設定が表示されます。
今までに変更していない場合には、はじめにせん茶をインストールした時の設定になっています。
変更方法も、インストールと同じようになっています。

プロトコル以下はSMTPの使用が有効になっている時のみ表示されます。
変更を終えたら、保存するをクリックして変更を終了します。
メール送信等で変わっていることをご確認下さい。

今回は以上となります。

せん茶請求書2.0のアップデート版である、せん茶請求書2.1.0のリリースを行いました。
追加された機能は以下の通りとなっております。

１.送付状作成機能

請求書等を顧客に送付するときに使用する、送付状をせん茶内で作成できるようにしました。
項目を入力するだけで、簡単に送付状を作成することができます。

２.合計請求書機能

合計請求書機能を追加しました。
顧客と期間に当てはまる請求書を検索し、二種類のフォーマットから合計請求書を作成できるようになっています。

３.帳票の複数枚作成
帳票の複数枚作成を可能にしました。
2.0.0までは帳票は１枚１０件までしか入力できませんでしたが、2.1.0ではその上限を排除し、複数枚の帳票作成を可能にしました。

４.アクションログ

これまでのログイン履歴を改良し、アクションログに変更しました。
帳票の作成、更新等に対応しており、誰がいつ、何をしたのかわかりやすく表示するようになりました。

５.簡易CMS

簡易CMSとして、レイアウトの変更を可能にしました。
今バージョンでは、ロゴとページタイトル、フッターの項目を自由に変更できるようになっています。

６.メール設定の追加

メールの設定を追加しました。
メールにSMTPを使用することにより、メールの送信できないサーバでもSMTPによりメールの送信が可能になります。

開発者ブログで機能の紹介をする予定です。

今回は新機能のメール送付についての説明をします。

メール送付とは、作成した「見積書」、「請求書」、「納品書」をメールで送付しお客様に確認していただくための機能です。

請求書をメール送付する場合を例にとって、使い方を説明していきます。

1. 送信者側の操作

まずは請求書一覧からメール送付したい請求書を選択します。

このとき、メール送付が可能なのは発行ステータスが「作成済み」のもののみで、「下書き」ままではメール送付ができないことに注意してください。

請求書を選択するとページ上部に「メール送付」というメニューがあると思います。

メール送付を選択すると、送信者の情報と確認をしていただくお客様の情報を入力する画面に移動します。

「登録情報から選択」をクリックして担当者を選択すると、登録情報から自動的に入力されます。

パスワードは、半角英数字6～12文字で入力してください。

このパスワードは送付した書類を確認していただく際に必要になってきます。安全管理上パスワードは自動で送信されませんので、別途送信していただく形になります。

送信されるメールの内容を確認してください。問題なければ「確認」を押して次に進みます。

内容の最終確認をして「送信」を押すとメールが送信されます。

パスワードは別途送信してください。

2.顧客側の操作

受信したメールのURLにアクセスして書類の確認を行います。

別途送信されたパスワードを入力してください。

正しいパスワードが入力されれば、書類を確認することができます。

「ダウンロード」をクリックすると送付された書類を確認できます。

書類を確認し終わったら「ステータス」から「確認済み」または「修正願い」を選択し、「次へ」をクリックします。「修正願い」を選択した場合は修正内容などをコメントに書いてください。

内容を確認し、「送信」を押すとメールが送信されます。一度メールが送信されると、書類のダウンロードはできなくなってしまいますので注意してください。